Wil je een zakelijk e-mailadres instellen? Omdat je zzp’er bent of een eigen bedrijfje hebt? Goed idee, staat wel zo professioneel op je visitekaartje. Je zakelijke e-mailadres kan bijvoorbeeld zijn: info@domeinnaam.nl. Ik leg je uit hoe ik mijn zakelijke e-mailadres heb ingesteld en hoe ik mijn zakelijke e-mail via mijn prive-hotmailaccount (tegenwoordig heet het Outlook) kan raadplegen en kan versturen. Dit werkt voor mij goed, laat je inspireren :-). Misschien lijkt deze oplossing je wel wat. Of je hebt een veel betere manier, kan ook :-).
Tip: Schakel een specialist in als je wilt dat je bedrijfsautomatisering 100% geregeld is. Ik ben geen specialist, maar wil wel graag mijn ervaringen delen.
Stap 1 – zakelijke e-mailaccount aanmaken
Heb je al een eigen website lopen bij een webhoster? En bevat je hostingpakket een of meerdere e-mailadressen? Mooi! Login bij het controlpanel van je webhoster (zo werkt het bij mijn webhoster: goedkope webhoster.nl) en maak je zakelijke e-mailadres aan. Bijvoorbeeld info@bedrijf.nl. Wellicht kun je nu ook een e-mailclient van je webhoster uitkiezen, zoals Horde. Prima programma, maar het is toch fijner als je je zakelijke mail kunt lezen vanuit je Hotmail? Dan hoef je maar een account bij te houden. Vond ik tenminste.
Stap 2 – zoek de instellingen op voor handmatige configuratie
Wellicht geeft je webhoster nu uitleg over hoe je je e-mailadres kunt configureren voor de outlook-software op je computer. Dit gaat heel eenvoudig. Maar ik heb hier toch niet voor gekozen. Ik ben bang voor gedoe met synchroniseren. Ik wil alleen online/via de browser mijn e-mail checken. Ik kan dan geen afwezigheidsassistent instellen en geen gebruikmaken van andere voordelen van outlook. Maar dat vind ik niet erg.
Anyway: zoek de handmatige instellingen van je e-mail op: de inkomende en uitgaande server-adressen enz.
Stap 3 – Zakelijke e-mailaccount toevoegen in Hotmail/Outlook
Ga naar je privehotmail en kies rechtsboven voor ‘opties’. Kies nu voor ‘je e-mailaccounts’. Scroll naar beneden naar ‘een e-mailaccount toevoegen’ en kies voor ’toevoegen aan account voor verzenden en ontvangen’. Hier kun je nu de gegevens van de inkomende en uitgaande server invullen. Het ging bij mij heel gemakkelijk. Ik kreeg nog wel een bevestigingse-mail om mijn zakelijke e-mailadres te verifiëren. Nu krijg ik zowel mijn zakelijke als prive-mail binnen in mijn postvak in. Desgewenst kan je je zakelijke e-mail binnen laten komen in een nieuwe map. Dit kun je doen als je prive en zakelijk graag gescheiden wilt houden.
Stap 4 – check of het werkt
Stuur nu een e-mail naar je zakelijke e-mailaccount en kijk of alles werkt. Ik heb mijn account in Hotmail zo ingesteld dat bij ‘afzender’ het zakelijke e-mailadres staat. Wel zo professioneel natuurlijk :-).
Hoe zit het met opslagruimte?
Met mijn hotmailaccount heb ik eigenlijk nooit issues gehad met opslagruimte. Ik weet even niet hoe dit zal gaan nu mijn zakelijke e-mailaccount er ook aan gekoppeld is. Wellicht gaat de ruimte van mijn zakelijke e-mail af van de schijfruimte bij mijn webhoster. Als ik hier ooit overheen ga zal ik een duurder pakket moeten nemen. Ik heb nog niet uitgezocht hoe dit werkt. Als ik dit wel weet, laat ik het hier weten.
Zakelijke e-mail op je smartphone
Voordeel van mijn oplossing is dat ik nu ook in de trein gewoon mijn zakelijke e-mail kan lezen via mijn Hotmail. Hotmail in de app en op de laptop worden tot nu toe goed gesynchroniseerd. Ik heb hier nog geen problemen mee ondervonden.
Opletten als je nieuwe e-mail opstelt
Het mooie van de online outlook/Hotmail is dat als je een nieuwe mail opstelt je bij ‘van’ kunt aangeven vanaf welk e-mailadres de mail verstuurd moet worden. Vanaf je privemailadres, zakelijke e-mailadres of vanaf een alias die je wellicht eens hebt aangemaakt. Werkt prima toch?
Ik ben erg tevreden met mijn oplossing, al moet je altijd rekening ermee houden dat er dingen toch in de soep kunnen raken. Microsoft: bedankt voor je mooie diensten!
Oh ja: ik heb veel gehad aan de info van de Rabobank voor starters die een eigen zakelijk e-mailadres willen hebben.