Als je eerder altijd werkte bij organisaties met de ouderwetse mappenstructuur en drives van Microsoft, dan is Google Drive erg verhelderend en vernieuwend. Je kunt waar je ook bent bij je bestanden. Op je werk gebruik je gewoon de handige desktopversie. Hiermee creëer je de welbekende mappenstructuur zodat je eenvoudig en snel bestanden tussen mappen kunt verplaatsen. Thuis gebruik je de online drive of je installeert de desktopversie van de mappenstructuur op je privé-pc.
Hieronder enkele tips, trucs en ervaringen.
Hoe werkt de desktopversie?
Zorg dat je als je thuis werkt verbinding hebt met internet. Je kunt thuis gebruikmaken van de online mappenstructuur. Mijn voorkeur ging ernaar uit om Google Drive ook te downloaden als desktopversie. Je krijgt dan een mappenstructuur in de windows-verkenner. Let op, de bestanden worden dan gedownload in de mappenstructuur en nemen dus schijfruimte in op je computer. Ik kon mij dat eerst niet voorstellen omdat ik toen nog in de veronderstelling was dat het allemaal online bestanden zijn.. Maar nee, ze worden gewoon gedownload.
Check of synchronisatie het doet
Het kwam wel eens voor dat ik in de desktopversie thuis een bestand ‘opsloeg’ dat ik de dag erna niet kon openen in de desktopversie op de pc op mijn werk. Dit kwam dan omdat er thuis iets mis was met de synchronisatie (omdat internet er bijv. thuis uitlag). Als je een nieuw bestand maakt in de desktopversie moet je rechtsonder in het beeldscherm het icoontje van Google Drive zien ronddraaien. Dat geeft aan dat het bestand wordt geupload naar de online mappenstructuur (synchronisatie). Gebeurt dit niet? Kijk dan of je internet er niet uit ligt of er iets aan de hand is met de instellingen. Het kan ook zijn dat je thuis bent gaan werken in een niet gesynchroniseerde desktopversie met oude mappen die al lang niet meer bestaan in de online versie. Dan loopt synchronisatie ook mis. Zodra de nieuwe bestanden wel succesvol geupload (gesynchroniseerd) zijn naar GoogleDrive, dan worden ze bijv. de dag erna ook gewoon gesynchroniseerd (technisch gezien gedownload) naar je Desktop GoogleDrive op je werk als je je werk-pc opent.
Een rood kruisje door de googledrivemap..
Ik kreeg regelmatig een rood kruisje door de map in de online Google drive. Dit gebeurde dan als ik de naam van de map aanpaste in de desktopversie van google drive. Het synchroniseren van de naamswijziging ging mis. Pas toen ik online de oude naam weer herstelde ging synchronisatie goed en verdween het kruisje. Heb je een map met een rood kruisje? Kun je het niet oplossen? Dan kunt je altijd nog een nieuwe map aanmaken en de submappen van het mapje met de rode kruis hiernaartoe verplaatsen.
Pas op bij verwijderen
Een collega had haar laatste dag op haar werk en ging in haar desktopversie met de mappenstructuur alle bestanden verwijderen. De baas zag online dat de hele mappenstructuur met bestanden langzaam aan het verdwijnen was en sloeg alarm. Ook als je gaat verwijderen wordt dit gewoon gesynchroniseerd met zowel de online GoogleDrive als alle andere desktopversies van de GoogleDrive die open staan en gesynchroniseerd worden. Het is het veiligst om in de online GoogleDrive bestanden te verwijderen omdat je dan altijd nog een online prullenbak-backup hebt waar je op kunt terugvallen. Als je desktopversie namelijk op een netwerkschijf staat (dus niet op je C-schijf), en je verwijdert iets, is het soms echt weg en niet meer in een prullenbakje te vinden.
Gedeelde bestanden verwijderen
Pas op met het verwijderen van bestanden die iemand met je deelt. Als je deze verwijderd, kan het zijn dat de oorspronkelijke eigenaar het bestand ook niet meer heeft. Het fijne weet ik er niet van… maar wees voorzichtig!